Во многих организациях сложилась своего рода культура работы с документами, их оформлением, пересылкой по электронной почте. И важно заметить, что эта культура хорошо способствует и внутренней работе коллективов. Например, электронная почта до сих пор является рабочим инструментом для информирования сотрудников, пересылки материалов, обсуждения рабочих моментов и планирования мероприятий.
Письмо по электронной почте можно в зависимости от нужд сделать длинным, коротким, подробным, сжатым и так далее. Можно прикреплять вложения, ссылки и прочее. Обычно так и складывается культура рабочей Е-мэйл-переписки, подразумевающая довольно простые правила и рекомендации, позволяющие не тратить время и силы и сразу включаться в рабочий процесс.
Такая же культура присутствует и при оформлении документов. Нет, речь не о ГОСТах, а о том, чтобы с документом человеку было удобно работать независимо от его специализации, возраста и прочего. Чтобы он мог легко и быстро разобраться в тексте, найти те места, которые он должен редактировать и так далее.
Но всегда можно найти обходные пути и задолбать как минимум одного сотрудника своими привычками в работе. Приведу краткую инструкцию, объясняющую, как это сделать.
Начнём с электронной почты. Для начала можно не указывать ничего в теме письма. Хотя, вообще-то, это уже прошлый век, и людей это не особенно раздражает. Пишите в теме письма свою фамилию. Только её и всё. Не пишите, о чём письмо. Можете ещё название организации написать, особенно если вы шлёте письмо с почты на корпоративном сервере другому сотруднику этой же организации, у которого тоже почта на этом же сервере. А вдруг он забыл, кто вы и откуда, тем более, что вы с ним целых полчаса не общались? И вообще всем пишите письма с этой одной-единственной темой. Фамилия и название организации.
Не пишите длинного письма. Отбросьте эти приветствия и прочую дребедень. Напишите просто: «[имя сотрудника]! Отправляю [материал]". Всё. Не пишите лишнего, не пишите, что это за материал во вложении и что нужно с ним сделать. Просто берите телефон, звоните этому сотруднику и объясняйте, это всё в устной форме.
Воздержитесь от ненужных подробностей и сформулируйте задачу максимально расплывчато, он всё должен понять сразу, не маленький. Кстати, звонить лучше именно после отправки письма, а не до. И ставьте как можно более краткие сроки выполнения независимо от объёма. Что? У сотрудника есть параллельно несколько дел? Ничего, подвинет их, вон, пусть начальника попросит.
Наконец, высшим пилотажем будет набрать сам текст письма в документе Word и отправить его вложением.
Теперь о материале. Не заморачивайтесь его качеством и удобством его восприятия. Если в документ нужно вставить какую-либо графику, то делайте это через множественный print screen в пэйнте, чтобы в итоге на графиках и диаграммах невозможно было разглядеть ни значений, ни подписей.
При этом, конечно, в поставленной сотруднику задаче требуйте, чтобы из этого добра он сделал конфетку — максимально улучшил, а то и вообще перерисовал графики. Что-что, он решил сделать графики сам и попросил прислать исходные данные? Ещё чего! Можете вообще их удалить. Так и ответьте ему, что удалили их, а если вы сами не помните, где они у вас лежат, то и не ищите. Пусть работает с тем, что есть.
Если же вы данные всё-таки решили отправить, то тут два пути. Если это текстовый файл с разделителями — можете сделать его скриншот, вставить в Word и отправить вордовский файл. Разберётся, не маленький. Если данные бинарные — просто отправляйте их письмом, как мы уже говорили, не сопровождая никакими пояснениями, как это открывать.
В документах Word не стесняйтесь вставить побольше пробелов между словами, чтобы расположить их на строчках равномерно. Можно ещё форматировать отступы пробелами. А ещё можно форматировать колонки текста этими же пробелами. В редакторе формул набирайте формулы с разрывами, лишними надстрочными и подстрочными знаками и самыми неочевидными обозначениями.
Если кто-то попросит вас что-то переделать, то просто приводите на всё один главный аргумент — «я по-другому не умею!» Наплевать, что есть люди старше вас, которые освоили всё это по-нормальному. У вас собственный стиль работы. А возможные проблемы с данными, задержки во времени и прочее, что приходится после вас разгребать и переделывать — это отличный опыт для молодёжи и вообще увлекательное занятие!
И вообще не думайте о том, кого и чем вы задолбали.