Если очень хочется, то всё получится

Вся беда с тем, что мероприятия проводятся в ваше рабочее время ровно в том, что их участники проводят их в своё рабочее время. И в большинстве случаев никто не пойдёт на переработки или сдвиги графика просто потому, что это лишняя бюрократия. Или вы думаете, что рабочее время у участников (спикеров) начинается с момента начала, когда все зрители в зале?

Расскажу, как происходит организация подобных мероприятий на примере одного известного мероприятия, проходившего в Москве пять лет назад. Во-первых, сначала проводится согласование с владельцами помещения. Владельцы помещения, опасаясь за безопасность, начинают требовать, чтобы мы проводили мероприятие строго до 20 часов вечера (когда уходит охрана и запирается всё под замок). Окей, по простым подсчётам на сборы после мероприятия, уборку инвентаря, зала и пр. уходит минимум час. Мы должны уже сдать помещение не позднее 19:30 чтобы представители организатора ещё раз всё проверили. Хорошо. Далее — нам согласились выделить двух техников, но у них рабочий день до 18 часов. Хорошо, если всё будет в порядке, а если нет? На само мероприятие нужно минимум три часа. Плюс подготовка к нему.

В результате, организаторы приехали в нужное место к 10:00, пока получили ключи, согласования, визы — уже 11:00. Начали расстановку мест, оборудование, подключение, настройку, проверку — уже 13:00. Начали регистрацию гостей в 14:00, с 15:00 до 18:00 проходило мероприятие, гости разошлись только в 18:30. Час мы убирались и приводили всё в порядок, отключали оборудование, сдавали его, и в 19:50 мы покинули помещение.

А всё из-за чего? Из-за того что люди требуют беспрекословного соблюдения Трудового Кодекса. Переработку оплати, все хотелки оплати. А мы вынуждены подстраиваться под такие возможности/невозможности лиц, предоставляющих нам площадки. Вы на месте охранника хотели бы уйти с суток не в 20:00, а в 23:00? Или на месте техника уйти не в 18:00, а в 21:00?

Да, билетов было продано немного, зато по тому бюджету, который у нас был, все остались довольны. Мы делали это мероприятие для тех, кому это было действительно интересно. Многие брали отпуск за свой счёт или отпрашивались с работы. Потому что им это было нужно.

Вот и ответ на ваш вопрос. Не задалбывайтесь.